Rozmowa mamy-blogerki (Monika Sońta) z mamą-trenerką (Moniką Stabińską) o zarządzaniu czasem.
Monika Sońta: Zadam krótkie pytanie: jak zorganizować efektywnie czas? Tylko zaznaczam, że jestem przeciwna zarządzaniu życiem jak projektem.
Monika Stabińska: A dlaczego? Realizujemy projekty, ponieważ postępujemy zgodnie z ustalonym planem. Jeżeli chcemy osiągnąć wyznaczony cel w życiu prywatnym, warto wykorzystać tę technikę. Potraktujmy nasz dom jak małe przedsiębiorstwo – aby wszystko sprawnie funkcjonowało, musi być przemyślane, zaplanowane i zorganizowane.
Poza tym, skoro zadajesz takie pytanie, to znaczy, że mniej projektowe sposoby okazały się niewystarczająco skuteczne, więc spróbuj popatrzeć na to z mojej, projektowej perspektywy.
Monika Sońta: Przedsiębiorstwo, które oprócz funkcjonowania i dostarczania ma cele wybitnie wizerunkowe – szefowa ma być piękna, refleksyjna i z czasem dla siebie.
Monika Stabińska: Rozmawiam z młodymi mamami, które przed urlopem były efektywnymi menedżerkami. Ale czy takie same zasady jak w pracy stosują w domu? Często spotykam się z opinią, że w pracy mają wszystko poukładane i efektywne, a w domu niestety nie.
Pojawienie się na świecie nowego członka rodziny zmienia nasz dotychczasowy tryb życia niezależnie od tego, czy jest to pierwsze, czy kolejne dziecko. Możemy mieć wrażenie, że wszystko wymyka się spod naszej kontroli. Nie musi tak być. Jeszcze przed narodzinami dziecka możesz zadbać o wiele szczegółów, które zaprocentują w przyszłości.
Monika Sońta: Konkrety poproszę. Na inspiracyjne nadzieje nie mam czasu.
Monika Stabińska: Planuj. Urlop macierzyński nie oznacza, że nie musisz prowadzić kalendarza. Zarządzanie czasem nic nie kosztuje, a przynosi olbrzymie, wymierne korzyści.
Masz wrażenie, że czas przelatuje ci przez palce i na nic nie masz czasu? Zaplanuj to, co chcesz zrobić, tzn. wpisz tę czynność do kalendarza. Masz ochotę iść do kosmetyczki? Umieść to w kalendarzu. Nie zapomnij o relaksie. Szczęśliwa mama to szczęśliwe dziecko. Pomyśl, co cię relaksuje, i zaplanuj to. Każde zadanie, wszystkie czynności, jakie musisz wykonać, wpisz do kalendarza, a nic ci nie umknie. Dopóki trzymasz zadania w głowie, są one marzeniami. Planem stają się, kiedy umieścisz je w kalendarzu. Zaczynasz widzieć czas.
Ponadto kalendarz jest wspaniałym narzędziem. Możesz zanotować tam wszystkie daty odwiedzin znajomych i wizyt u pediatry. Na najbliższą weź kalendarz i razem z lekarzem zróbcie plan spotkań na kolejny rok. Kalendarz idealnie sprawdza się też jako pamiętnik z życia dziecka. Zapisuj w nim ważne momenty z życia twojej pociechy: kiedy pierwszy raz się uśmiechnęło, kiedy usiadło, zaczęło chodzić i mówić pierwsze słowa.
Monika Sońta: Mam taki! Z codzienną listą zadań (wiem, wiem, nie pochwalasz listy zadań, którą nazywasz „listą życzeń”), ale w moim przypadku to działa. Mogę podpowiedzieć dwie rzeczy, aby zarządzać kalendarzem:
- Zadania, które trwają kilka dni, wpisz na małej karteczce samoprzylepnej i przeklejaj z dnia na dzień. To efektywniejsze niż przepisywanie zadań codziennie. A jeśli karteczka nie będzie się przyklejać… No cóż, warto potraktować to jako zachętę do przyśpieszenia realizacji zadania.
- Druga rzecz to oznaczanie spotkań. Młoda mama ma wiele rzeczy do zrobienia w domu. Wymyśl kod na oznaczenia w kalendarzu aktywności, których miejscem zdarzenia jest dom, np. dodanie wpisu na blogu, i dziejących się poza domem, np. odebranie awiza z poczty.
OK, a co oprócz kalendarza może się przydać w prowadzeniu domowego przedsiębiorstwa?
Monika Stabińska: Zasada „Zrób to od razu”! Tworzenie standardowej listy zakupów zdejmuje z twojego mózgu ciężar i sprawia, że nie musi gimnastykować się pamiętaniem tego, co trzeba kupić. Wykorzystaj potencjał swojej pamięci na co innego, np. na wierszyki, piosenki dla dzieci. Zainstaluj tablicę lub powieś kartkę, na której będziesz zapisywała wszystko to, czego ci zabraknie. Spróbuj przekształcić to w nawyk i robić to automatycznie. Nigdy nie odkładaj na później. Przed zakupami sprawdź, czy wystarczy ci rzeczy, z których często korzystasz.
Monika Sońta: Dorzucam swoje trzy grosze – to zasada „Oszczędzaj czas”.
- Pomyśl, gdzie możesz oszczędzić czas. Wyjście do sklepu to nie lada wyprawa. Skorzystaj z możliwości robienia zakupów przez internet (zarówno tych spożywczych, jak i ubrań). Grupuj aktywności.
- Zastanów się, co jest twoim zjadaczem czasu. Internet? Telewizja? Jeśli przy tym odpoczywasz, to czy zaplanowałaś to w swoim rozkładzie dnia? Ustal priorytety i skup się na rzeczach ważnych i niepilnych, ponieważ możesz je spokojnie, bez pośpiechu wykonać. Kiedy o nich zapomnisz lub będziesz je odkładać, staną się pilne i ważne, a tym samym będą cię stresować. Najtrudniej działać według priorytetów. Po prostu bądź szczera wobec siebie i sprawdzaj, czy realizujesz najważniejsze w danym momencie zadanie.
Monika Stabińska: Segreguj.
Monika Sońta: Śmieci?
Monika Stabińska: Przedmioty wokół ciebie, tak by nie tracić czasu na szukanie. Raz w miesiącu zaplanuj dzień, w którym przejrzysz ubranka dziecka. Wybierz te, które są już na nie za małe. Zdecyduj, co z nimi zrobisz. Możesz oddać znajomym, do PCK lub sprzedać na aukcjach internetowych. Jeżeli chcesz zostawić je dla następnego dziecka, znajdź dla nich w domu miejsce i opisz pudełka, w których będziesz je przechowywać (np. rozmiary, rodzaje ubrań itp.). Czynność tę, tj. akcję segregacji, wpisz do kalendarza!
Archiwizuj. Czytasz prasę dla mam? Szkoda ci wyrzucać stare numery, bo może wykorzystasz je w przyszłości? Wycinaj artykuły, które cię interesują bądź mogą się przydać i wpinaj je do specjalnie przeznaczonego do tego segregatora, a gazetę wyrzuć.
Monika Sońta: Powiem więcej: digitalizuj, czyli zrób zdjęcie wysokiej rozdzielczości danego artykułu, przepisu. Oryginał przekaż dalej lub wymień na inny magazyn. Puść gazetę w ruch!
Monika Stabińska: Przyśpieszamy z konkretami:
- Zadania cykliczne
Zastanów się nad rozkładem dnia. Wyznacz godziny np. spaceru (w miarę możliwości, biorąc pod uwagę rodzicielską elastyczność). Czynności wpisz do kalendarza. Dzięki temu zobaczysz, gdzie masz wolne przedziały czasowe .
- Ustal budżet
Zdecyduj, ile pieniędzy możesz wydać na dziecko. Zakupy dla dziecka mogą nie mieć końca. Korzystaj z aukcji internetowych, na których możesz upolować prawie nowe rzeczy po okazyjnych cenach. Sama też możesz odzyskać część pieniędzy, sprzedając to, czego nie potrzebujesz. Zdziwisz się, ile pieniędzy będziesz mogła przeznaczyć na nowe zakupy.
- Deleguj
Pojawienie się dziecka zawsze oznacza więcej obowiązków. Z partnerem podzielcie się obowiązkami. A może ktoś z rodziny może ci pomóc? Nie wstydź się prosić o pomoc. Wrócę do kalendarza, o którym tak dużo mówię: to on właśnie pokaże ci, czy się wyrabiasz z zadaniami, czy potrzebna ci pomoc.
Monika Sońta: Doskonale rozumiem tę zasadę. Kiedy pierwszy raz oddawałam Marcelinę w ręce niani, miałam spojrzenie „Ale odda mi ją pani?”. Później już było łatwiej.
Monika Stabińska: Żeby było łatwiej, warto przekształcić aktywności ułatwiające życie w nawyk. Aby zasady efektywności były widoczne i poprawiły komfort twojego życia, musisz je stosować przez pewien czas. Nie rezygnuj po pierwszym razie, a zobaczysz, jak dobrze się czujesz z nowym nawykiem.
Monika Sońta: Słyszałam dwie teorie o powstawaniu nawyku: jedna mówi o 21, a druga o 90 powtórzeniach jakiejś czynności, aby weszła nam w nawyk. Z natury jestem optymistką, więc zakładam prawdziwość pierwszej opcji.
Monika Stabińska: To prawda, czynności trzeba powtórzyć, aby zaczęły przynosić korzyści. Spróbujmy od banalnego przykładu, ćwiczenia: masz przedmiot, którego zawsze szukasz? Ustal żelazną zasadę, że bez wyjątku będziesz odkładać ten przedmiot w jedno wcześniej ustalone miejsce. Na początku robimy to, włączając świadomość. Czujemy wysiłek umysłowy, wykonując tą czynność, ponieważ koncentrujemy się na odłożeniu przedmiotu w to miejsce. Kiedy powtarzamy czynność regularnie, przechodzimy w stan nieświadomej kompetencji i w końcowym etapie nie zastanawiamy się, gdzie odłożyć daną rzecz, a zawsze znajdziemy ją na miejscu.
Niezależnie od nastawienia, przy dobrym planie z każdym dniem organizowanie się przychodzi coraz łatwiej. I pamiętajmy, robimy to wszystko, aby było nam łatwiej i przyjemniej.
